Im deutschen Steuerrecht werden alle Aufwendungen als Reisekosten bezeichnet, die auf Reisen bei einer selbstständigen oder unselbstständigen Tätigkeit anfallen. Mit Beginn eines jeden Jahres ändern sich die rechtlichen Grundlagen. In der Regel setzt sich eine Reisekostenabrechnung aus den Fahrtkosten (dies können Kosten mit dem eigenen oder Firmen PKW, mit dem Flugzeug oder öffentlichen Verkehrsmitteln sein), Übernachtungskosten für Hotels und Pensionen, sowie dem Aufwand für Verpflegung, einer Verpflegungspauschale und eventuellen Nebenkosten zusammen.

Reisekosten 2016 – Darauf kommt es an

Zum 1.1.2014 wurden zahlreiche Änderungen in der Reisekostenabrechnung vorgenommen, die nun seit zwei Jahren auf dem Prüfstand stehen. Es wurde festgestellt, dass die Vorschriften in der Praxis zu erheblichen Schwierigkeiten führten. Das Bundesfinanzministerium hatte sich in der Folge damit zu beschäftigen und sorgte in einigen Bereichen bereits für Klärung. Für die Reisekostenabrechnung 2016 wurden die Sachbezugswerte erhöht und geklärt ist nun auch, wie sich Reisekosten die sowohl beruflich als auch privat indiziert waren für Unternehmer und Selbstständige abrechnen lassen. Außerdem gibt es Klärung in Bezug auf die Verpflegungspauschale und die Anrechnung von gestellten Mahlzeiten auf diese.

Fahrtkosten auch 2016 richtig errechnen

Wie schon im Vorjahr gibt es auch in 2015 keine regelmäßige Arbeitsstätte mehr sondern nur noch den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte. Dies ist der Ort, an dem sich der Unternehmer für mindestens ein Drittel der Woche (bei 5 Tages-Woche zwei Tage) aufhält. Dies bedeutet, dass die Fahrten von der Wohnung zu dieser Arbeitsstätte auch als Selbstständiger mit 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden können. Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige, die viele Geschäftsreisen zu bewältigen haben, werden aufgrund der Anforderungen an die korrekte Verarbeitung des Reisekostenformular gegebenenfalls auf eine einfache Software-Lösung zurückgreifen wollen.

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Übernachtungskosten – das wird erstattet

Unterkunfts- oder Übernachtungskosten können 2016 uneingeschränkt in voller Höhe erstattet werden. Anders sieht es aus, wenn Selbstständige länger als vier Jahre an der gleichen Tätigkeitsstätte leben, dann gilt diese Unterkunft als zweiter Wohnsitz und es kommt die Anwendung der doppelten Haushaltsführung in Betracht. Alle Übernachtungskosten müssen mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden. Erscheint nun auf der Hotelrechnung der Preis des Zimmers inklusive Frühstück, so ist der Gesamtbetrag um 4,80 Euro für das Frühstück zu kürzen (20 Prozent der Tagespauschale für Verpflegungsmehraufwand).

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Erhöhung der Sachbezugswerte 2016

Sachbezugswerte sind Löhne, die zum beitragspflichtigen Einkommen zählen, aber nicht als Geldleistung ausgezahlt werden. In der Praxis stellen Unternehmen Verpflegung und eine Unterkunft, beispielsweise, wenn der Mitarbeiter auf Montage ist. Ein Teil dieser Kosten wird im Rahmen einer Pauschale als Einkommen eingerechnet. Diese erhöhen sich 2016 wie folgt:

FrühstückMittagessen/AbendessenGesamt
monatlich50,00 Euro93,00 Euro236,00 Euro
kalendertäglich1,67 Euro3,10 Euro7,87 Euro

Geschäftsreisen kombiniert mit dem Privaturlaub

Die Kosten für eine Geschäftsreise werden im Rahmen des Vorsteuerabzugs als Geschäftskosten bei Selbstständigen abgezogen. Wenn nun an die Geschäftsreise der Privaturlaub drangehängt wird oder der Ehepartner mitreist, so können hierfür nicht die gesamten Kosten abgezogen werden. Die Berechnung erfolgt dann nach drei Prüfungspunkten.

 

  • 1. Die Gesamtdauer der Reise MINUS
  • 2. Der Dauer des Aufenthaltes aus privatem Anlass IST GLEICH
  • 3. Abzugsfähige Kosten als Betriebsausgaben

Praxisbeispiel:

Die Geschäftsreise dauerte insgesamt vier Tage. Davon waren drei Tage geschäftlich genutzt und der vierte Tag diente dem privaten Vergnügen. Von den Gesamtkosten für die Reise werden nun 25% abgezogen. Tipp: Wird ein Teil der Geschäftsreise für private Zwecke genutzt, so sollten hier möglichst viele Belege gesammelt werden um die Geschäftsreise nachzuweisen. Anhand derer kann später auch dokumentiert werden, wie hoch der geschäftliche Anteil war.

Pauschalen zur Reisekostenabrechnung 2016

Alle die Kosten, die der Reisende zu zahlen hat, weil er sich beruflich bedingt nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte aufhalten kann, werden mit einer Pauschale erstattet, dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Auch hier gilt die Regel, dass zur Verfügung gestelltes Essen prozentual von der Pauschale abgezogen wird. Die Höhe der jeweiligen Pauschalen ist abhängig von der Dauer der Abwesenheit von zu Hause und wird folgendermaßen berechnet:

Verpflegungpauschale 2016 im Inland

  • An- Abreisetag: 12,00 EUR
  • 8-24 Stunden Abwesenheit: 12,00 EUR
  • 24 Stunden Abwesenheit: 24,00 EUR

Im Mai 2015 nahm das Bundesfinanzministerium Stellung zu dem Punkt „Snacks und deren Anrechnung auf die Verpflegungspauschale“. Hier ist nur klargestellt worden, das die Anrechnung unabhängig ist von der Größe der gestellten Mahlzeit. Es kommt lediglich darauf an, zu welcher Uhrzeit der Snack gereicht wurde. Wurde der Snack also zum Frühstück, Mittagessen oder Abendessen gereicht, so muss er zwingend angerechnet werden. Abgezogen werden für das Frühstück 20% und für das Mittagessen/ Abendessen jeweils 40%.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Hierzu werden, je nach Land, jedes Jahr neue Pauschalen festgesetzt. Die Pauschalen der wichtigsten Länder für den Verpflegungsaufwand im Ausland finden Sie in der nachfolgenden Tabelle:

Land8 bis 24 Stundenmind. 24 StundenÜbernachtung
Ägypten27 Euro40 Euro113 Euro
Belgien28 Euro41 Euro135 Euro
Frankreich (Lyon)36 Euro53 Euro83 Euro
Frankreich (Marseille)34 Euro51 Euro86 Euro
Frankreich (Paris)39 Euro58 Euro135 Euro
Frankreich (Straßburg)32 Euro48 Euro89 Euro
Frankreich (Rest)29 Euro44 Euro81 Euro
Großbritannien (London)38 Euro57 Euro160 Euro
Italien (Mailand)26 Euro39 Euro156 Euro
Italien (Rom)35 Euro52 Euro160 Euro
Italien (Rest)23 Euro34 Euro126 Euro
Niederlande31 Euro46 Euro119 Euro
Polen (Warschau)20 Euro30 Euro105 Euro
Polen (Rest)18 Euro27 Euro50 Euro
Portugal24 Euro36 Euro92 Euro
Russland (Moskau)20 Euro30 Euro118 Euro
Russland (St. Petersburg)16 Euro24 Euro104 Euro
Russland (Rest)14 Euro21 Euro78 Euro
Russland (Rest)14 Euro21 Euro78 Euro
Schweiz (Genf)41 Euro62 Euro174 Euro
Schweiz (Rest)32 Euro48 Euro139 Euro
Spanien (Barcelona)21 Euro32 Euro118 Euro
Spanien (Madrid)28 Euro41 Euro113 Euro
Spanien (Rest)20 Euro29 Euro88 Euro
USA (Atalanta)38 Euro57 Euro122 Euro
USA (Boston)32 Euro48 Euro206 Euro
USA (Chicago)38 Euro57 Euro136 Euro
USA (Houston)38 Euro57 Euro136 Euro
USA (Los Angeles)32 Euro48 Euro153 Euro
USA (Miami)38 Euro57 Euro102 Euro
USA (New York City)32 Euro48 Euro215 Euro
USA (San Francisco)32 Euro48 Euro110 Euro
USA (San Francisco)32 Euro48 Euro110 Euro
USA (San Francisco)32 Euro48 Euro110 Euro
USA (Washington D.C.)38 Euro57 Euro205 Euro
USA (Rest)32 Euro48 Euro102 Euro

Fahrtkosten als Reisekosten 2016

Je 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer für die Hin- und Rückfahrt. Hält sich der Selbstständige mindestens 2 Tage (bei einer 5 –Tage Woche) an einem anderen Arbeitsort als der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ auf, so kann der Unternehmer hier ebenfalls Fahrtkosten geltend machen.

Übernachtungskosten und Reisenebenkosten

Auch 2016 können Übernachtungskosten in voller Höhe abgesetzt werden, sofern diese belegt werden können. Reisenebenkosten können 2016 in der Höhe geltend gemacht werden, in der sie auch anfallen. Notwendig ist hier jedoch die Dokumentation mittels Beleg und Rechnung.

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2 Kommentare auf "Reisekosten 2016 – Freiberufler, Unternehmer und Selbstständige"

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J. D.
Gast

Ab welcher Dauer bei gleichbleibenden Einsatzortes entfallen die Verpflegungspauschalen für Selbstständige,
a) wenn eine zweite Wohnung errichtet wird (Zweitwohnsitz)
b) Im Hotel übernachtet.

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Webmaster

Guten Tag, bei gleichbleibendem Einsatzort gibt es ein paar Besonderheiten: Hier können Verpflegungspauschalen nur die ersten 3 Monate abgesetzt werden, siehe dazu folgendes Urteil:

FG Düsseldorf, Urt. v. 09.01.2013 – 15 K 318/12 E

Hier gilt eine längerfristige berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Die 3-Monatsfrist beginnt nach einer Unterbgrechung von vier Wochen neu zu zählen.

VG

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