Reisekosten 2016 – Freiberufler, Unternehmer und Selbstständige

Reisekosten 2016 – Darauf kommt es an

Zum 1.1.2014 wurden zahlreiche Änderungen in der Reisekostenabrechnung vorgenommen, die nun seit zwei Jahren auf dem Prüfstand stehen. Es wurde festgestellt, dass die Vorschriften in der Praxis zu erheblichen Schwierigkeiten führten. Das Bundesfinanzministerium hatte sich in der Folge damit zu beschäftigen und sorgte in einigen Bereichen bereits für Klärung. Für die Reisekostenabrechnung 2016 wurden die Sachbezugswerte erhöht und geklärt ist nun auch, wie sich Reisekosten die sowohl beruflich als auch privat indiziert waren für Unternehmer und Selbstständige abrechnen lassen. Außerdem gibt es Klärung in Bezug auf die Verpflegungspauschale und die Anrechnung von gestellten Mahlzeiten auf diese.

Fahrtkosten auch 2016 richtig errechnen

Wie schon im Vorjahr gibt es auch in 2015 keine regelmäßige Arbeitsstätte mehr sondern nur noch den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte. Dies ist der Ort, an dem sich der Unternehmer für mindestens ein Drittel der Woche (bei 5 Tages-Woche zwei Tage) aufhält. Dies bedeutet, dass die Fahrten von der Wohnung zu dieser Arbeitsstätte auch als Selbstständiger mit 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden können. Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige, die viele Geschäftsreisen zu bewältigen haben, werden aufgrund der Anforderungen an die korrekte Verarbeitung des Reisekostenformular gegebenenfalls auf eine einfache Software-Lösung zurückgreifen wollen.

Übernachtungskosten – das wird erstattet

Unterkunfts- oder Übernachtungskosten können 2016 uneingeschränkt in voller Höhe erstattet werden. Anders sieht es aus, wenn Selbstständige länger als vier Jahre an der gleichen Tätigkeitsstätte leben, dann gilt diese Unterkunft als zweiter Wohnsitz und es kommt die Anwendung der doppelten Haushaltsführung in Betracht. Alle Übernachtungskosten müssen mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden. Erscheint nun auf der Hotelrechnung der Preis des Zimmers inklusive Frühstück, so ist der Gesamtbetrag um 4,80 Euro für das Frühstück zu kürzen (20 Prozent der Tagespauschale für Verpflegungsmehraufwand).

Erhöhung der Sachbezugswerte 2016

Sachbezugswerte sind Löhne, die zum beitragspflichtigen Einkommen zählen, aber nicht als Geldleistung ausgezahlt werden. In der Praxis stellen Unternehmen Verpflegung und eine Unterkunft, beispielsweise, wenn der Mitarbeiter auf Montage ist. Ein Teil dieser Kosten wird im Rahmen einer Pauschale als Einkommen eingerechnet. Diese erhöhen sich 2016 wie folgt:

Geschäftsreisen kombiniert mit dem Privaturlaub

Die Kosten für eine Geschäftsreise werden im Rahmen des Vorsteuerabzugs als Geschäftskosten bei Selbstständigen abgezogen. Wenn nun an die Geschäftsreise der Privaturlaub drangehängt wird oder der Ehepartner mitreist, so können hierfür nicht die gesamten Kosten abgezogen werden. Die Berechnung erfolgt dann nach drei Prüfungspunkten.

• 1. Die Gesamtdauer der Reise MINUS
• 2. Der Dauer des Aufenthaltes aus privatem Anlass IST GLEICH

Praxisbeispiel:

Die Geschäftsreise dauerte insgesamt vier Tage. Davon waren drei Tage geschäftlich genutzt und der vierte Tag diente dem privaten Vergnügen. Von den Gesamtkosten für die Reise werden nun 25% abgezogen. Tipp: Wird ein Teil der Geschäftsreise für private Zwecke genutzt, so sollten hier möglichst viele Belege gesammelt werden um die Geschäftsreise nachzuweisen. Anhand derer kann später auch dokumentiert werden, wie hoch der geschäftliche Anteil war.

Pauschalen zur Reisekostenabrechnung 2016

Alle die Kosten, die der Reisende zu zahlen hat, weil er sich beruflich bedingt nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte aufhalten kann, werden mit einer Pauschale erstattet, dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Auch hier gilt die Regel, dass zur Verfügung gestelltes Essen prozentual von der Pauschale abgezogen wird. Die Höhe der jeweiligen Pauschalen ist abhängig von der Dauer der Abwesenheit von zu Hause und wird folgendermaßen berechnet:

Verpflegungpauschale 2016 im Inland

• An- Abreisetag: 12,00 EUR
• 24 Stunden Abwesenheit: 12,00 EUR

Im Mai 2015 nahm das Bundesfinanzministerium Stellung zu dem Punkt „Snacks und deren Anrechnung auf die Verpflegungspauschale“. Hier ist nur klargestellt worden, das die Anrechnung unabhängig ist von der Größe der gestellten Mahlzeit. Es kommt lediglich darauf an, zu welcher Uhrzeit der Snack gereicht wurde. Wurde der Snack also zum Frühstück, Mittagessen oder Abendessen gereicht, so muss er zwingend angerechnet werden. Abgezogen werden für das Frühstück 20% und für das Mittagessen/ Abendessen jeweils 40%.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Hierzu werden, je nach Land, jedes Jahr neue Pauschalen festgesetzt. Die Pauschalen der wichtigsten Länder für den Verpflegungsaufwand im Ausland finden Sie in der nachfolgenden Tabelle:

Fahrtkosten als Reisekosten 2016

Je 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer für die Hin- und Rückfahrt. Hält sich der Selbstständige mindestens 2 Tage (bei einer 5 –Tage Woche) an einem anderen Arbeitsort als der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ auf, so kann der Unternehmer hier ebenfalls Fahrtkosten geltend machen.

Übernachtungskosten und Reisenebenkosten

Auch 2016 können Übernachtungskosten in voller Höhe abgesetzt werden, sofern diese belegt werden können. Reisenebenkosten können 2016 in der Höhe geltend gemacht werden, in der sie auch anfallen. Notwendig ist hier jedoch die Dokumentation mittels Beleg und Rechnung.

Reisekostenformular 2016 GRATIS

Beachten Sie auch unsere Anleitung zur Reisekostenabrechnung zur richtigen Anwendung des kostenlosen Reisekostenformular. Hier erfahren Sie wie Sie die Reisekosten 2016 einfach mittels Formular (Excel) ausrechnen können und dabei alle aktuellen gesetzlichen Regelungen einhalten.

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